Ingénieur : Reprenez le contrôle sur votre agenda

Comme le dit l’adage, « nul ne peut empêcher le temps de s’écouler ». Ceci est particulièrement vrai dans les métiers de l’ingénierie.

Les projets avancent uniquement en fonction du temps réellement productif alloué à ces derniers.

Ainsi, en tant qu’ingénieur, vous constatez régulièrement que vous démarrez vos activités le matin et, arrivé au terme de la journée, vous vous apercevez que vous n’avez pas atteint les objectifs escomptés.

C’est la fameuse sensation d’avoir été partout et nulle part à la fois.

Je vous rassure, c’est le cas pour tous les ingénieurs. En effet, les sujets sont complexes et les interactions nombreuses. Il est facile de se retrouver rapidement débordé. Alors comment faire pour se différencier des autres et quitter son poste de travail avec la satisfaction d’une journée bien remplie et productive ?

Il est bien connu que tous les films dignes de ce nom ont :

Il doit en être de même pour votre journée de travail. Il s’agit ici de mettre en place une routine gagnante.

Dans un contexte de bureau d’études, de chantier, de télétravail ou de déplacement divers et variés, la première action à réaliser en démarrant votre journée est d’identifier ce qu’il y a à faire. Il faut donc prendre à minima 5 à 10 minutes pour passer en revue les tâches à traiter.

En fin de journée, il en est de même qu’au démarrage. Vous devez prendre 5 à 10 minutes pour terminer les dernières actions en cours proprement et lister les tâches à reporter à demain ou à plus long terme.

Ces deux premiers conseils, vous paraissent d’une trivialité sans nom ? Oui, mais appliqués au quotidien ils sont d’une efficacité redoutable. En effet, votre inconscient va travailler pour vous durant la nuit et tout au long de la journée. Cette routine répétée permet de concentrer votre énergie et votre attention sur des tâches préalablement définies.

Lundi : Il commence sa journée sans plan clair, se laisse distraire par les e-mails et les demandes impromptues. Il passe beaucoup de temps en réunions, mais n'avance pas sur ses tâches principales.

Mardi : Il continue de réagir aux urgences plutôt que de les anticiper. À midi, il se rend compte qu'il a à peine progressé sur son projet principal.

Mercredi : Il essaie de rattraper le temps perdu, mais se retrouve débordé par les tâches administratives. À la fin de la journée, il se sent épuisé et frustré.

Jeudi : Il arrive en retard à une réunion importante et se rend compte qu'il a oublié de préparer des documents essentiels. Il passe l'après-midi à corriger cette erreur.

Vendredi : Il commence à paniquer en voyant la quantité de travail qu'il reste à faire avant le week-end. Il reste tard pour essayer de tout terminer, mais finit la semaine épuisé et insatisfait de ses accomplissements.

Lundi : Il commence sa journée par une revue rapide des tâches et des priorités. Il définit des objectifs clairs pour la journée et s'y tient. Il réussit à avancer significativement sur son projet principal.

Mardi : Il prend quelques minutes pour planifier sa journée. Grâce à sa préparation, il peut gérer les interruptions sans perdre de vue ses priorités. À midi, il a déjà atteint plusieurs objectifs importants.

Mercredi : Il continue à suivre sa routine, en terminant les tâches les plus importantes le matin. Il se sent productif et accompli.

Jeudi : Grâce à son organisation, il est prêt pour toutes ses réunions et gère efficacement ses tâches administratives. Il termine la journée avec une liste de tâches clairement définie pour le lendemain.

Vendredi : Il termine la semaine en accomplissant tous ses objectifs. Il part du bureau avec le sentiment d'avoir bien travaillé et se prépare pour une semaine encore plus productive.

La différence entre ces deux ingénieurs est flagrante.

L'ingénieur qui a mis en place une routine gagne en efficacité, en productivité et en satisfaction personnelle. Il est capable de gérer son temps et ses tâches de manière proactive, ce qui lui permet de mieux répondre aux attentes de ses clients, de sa hiérarchie et de ses collaborateurs.

En revanche, l'ingénieur qui subit ses journées se trouve constamment dépassé par les événements, ce qui affecte sa performance et son bien-être.

Adopter une routine structurée et réfléchie peut véritablement transformer votre quotidien professionnel et vous permettre de vous démarquer dans votre carrière d'ingénieur.

Une tâche est par définition de nature concrète et tangible. Chaque tâche doit donc être nommable et quantifiable.

Notez l’ensemble des éléments à faire, même en vrac sur une feuille A4, une liste Excel, des post-it, une carte mentale papier ou numérique… Si une tâche n’est pas retranscriptible, c’est tout simplement que ce n’en est pas une.

Personnellement, j’ai pour habitude de noter ma liste de tâches sur mon agenda professionnel.

Il s’agit d’un semainier au format A4 avec une double page par semaine et une répartition des journées de manière verticale. Je suis attaché au papier, mais à chacun ses méthodes. (:

L'origine de la classification des tâches remonte aux méthodes de gestion du temps et de la productivité développées au XXe siècle.

Parmi les plus influentes, on trouve la matrice d'Eisenhower, inspirée des techniques de planification utilisées par le général Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis.

Cette méthode repose sur deux axes : l'importance et l'urgence des tâches.

Elle permet de prioriser les activités en fonction de leur impact et de leur nécessité immédiate. Une autre méthode populaire est celle de Stephen Covey, détaillée dans son livre "Les 7 habitudes des gens efficaces".

Covey insiste sur l'importance de distinguer entre les tâches urgentes et celles qui sont véritablement importantes pour atteindre des objectifs à long terme.

Après avoir passé en revue les tâches à réaliser, il va falloir les classer suivant deux paramètres essentiels : leur degré d’importance et leur degré d’urgence.

Vous l’aurez compris, votre journée est limitée en temps, aussi le nombre de vos tâches doit également l’être. Il s’agira ici de faire des arbitrages au plus juste en fonction du couple importance/urgence.

Il existe deux catégories de tâches :

À partir de votre fiche de poste, vous devez être capable de définir quelles sont les missions que vous devez assurer.

Si ce n’est pas le cas, je vous invite à vous rapprocher de votre responsable hiérarchique ou de votre manager.

Les tâches urgentes et importantes ainsi que les tâches importantes restent vos priorités.

Voici comment les appréhender au quotidien :

Imaginons une semaine de travail de 37 heures pour un ingénieur. Voici comment les tâches pourraient être classifiées et réparties :

Tâches importantes et urgentes (20%) : 7 heures 30 minutes

• Finaliser un rapport d'analyse technique pour un client (2 heures)
• Répondre à une demande de support critique d'un projet en cours (2 heures)
• Préparer une présentation pour une réunion importante (1 heure 30 minutes)
• Superviser un test de performance urgent sur un prototype (2 heures)

Tâches importantes mais non urgentes (40%) : 15 heures

• Développer une nouvelle fonctionnalité pour un produit (5 heures)
• Planifier des sessions de formation pour l'équipe (2 heures)
• Améliorer la documentation technique existante (3 heures)
• Participer à des réunions de planification stratégique (3 heures)
• Recherche et développement sur les nouvelles technologies (2 heures)

Tâches urgentes mais non importantes (20%) : 7 heures 30 minutes

• Répondre à des e-mails non essentiels (3 heures)
• Réunions récurrentes sans ordre du jour clair (2 heures)
• Résoudre des problèmes mineurs d'autres départements (2 heures 30 minutes)

Tâches ni urgentes, ni importantes (20%) : 7 heures

• Organisation de l'espace de travail (2 heures)
• Archivage de documents anciens (2 heures)
• Participation à des événements sociaux ou de réseautage (3 heures)

Cette approche nécessite de développer plusieurs compétences telles que la prise de décision et la planification.

En classifiant ses tâches de cette manière, un ingénieur peut optimiser son temps et se concentrer sur ce qui est vraiment important.

L'ingénieur qui applique cette méthode de manière rigoureuse est en mesure de mieux gérer son emploi du temps, d'améliorer sa productivité et de réduire le stress lié aux urgences imprévues.

Votre objectif restera d’obtenir une satisfaction commune entre vos clients, votre hiérarchie et vos collaborateurs.

En revanche, un ingénieur qui ne prend pas le temps de classer ses tâches risque de se retrouver submergé par des activités non prioritaires, ce qui affectera sa performance globale et sa satisfaction au travail.

En tant qu’ingénieur, la gestion efficace de votre temps et de vos tâches est déterminant pour réussir vos projets et atteindre vos objectifs.

Mettre en place une routine structurée, identifier clairement vos priorités et classifier vos tâches selon leur importance et leur urgence sont des étapes essentielles pour optimiser votre productivité.

En suivant les conseils et les méthodes présentés dans cet article, vous serez en mesure de reprendre le contrôle de votre emploi du temps, de réduire le stress et d’améliorer votre satisfaction au travail.

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